Manual do Usuário

Recomendamos ler este manual com o Ledyvas aberto ao lado, testando cada passo enquanto lê. O Ledyvas não exige nenhum conhecimento técnico: cada tela foi pensada para que qualquer pessoa da equipe possa usá-la após um treinamento simples.

1. Instalação e primeiro início

O Ledyvas é um programa de desktop para Windows. Baixa-se em ledyvas.com/downloads como um único arquivo.

1. Baixe o Ledyvas na página de Downloads.
2. Abra o arquivo baixado. Se o Windows mostrar um aviso de "editor desconhecido", escolha Mais informações → Executar assim mesmo (o Ledyvas é seguro; o aviso aparece porque ainda não temos um certificado de assinatura pago).
3. Na primeira vez, o Ledyvas pede o código de licença que você recebeu ao comprar (ou o do teste grátis). Cole-o e clique em Ativar. Só precisa de internet para este passo.
4. Pronto. O Ledyvas abre e você já pode começar a carregar seus dados.

Todos os seus dados ficam salvos numa pasta Data ao lado do programa, em um arquivo criptografado. Ninguém consegue abri-lo sem a sua licença.

2. Abrir o Ledyvas e os usuários

O Ledyvas não pede nome de usuário nem senha para entrar. Ele abre direto, com acesso total a todo o sistema (perfil Gerência).

E se a minha equipe tiver várias pessoas com permissões diferentes?

Você pode criar um usuário para cada funcionário, com um perfil que define quais telas ele vê no menu. Os usuários são criados em Configuração → Usuários.

Perfil	O que vê no menu
Gerência	Todo o sistema, sem restrições.
Compras	Compra, Fornecedores, Compra Assistida.
Vendas	Centro Logístico, Clientes, Venda ao Consumidor.
Estoque	Produtos, Estoque, Controle Diário.
Contabilidade	Relatórios e consolidados.

Para ver o app como um perfil específico, clique no menu com o seu nome no canto superior direito e escolha Trocar de usuário. A troca é instantânea e também não pede senha. Não há nenhuma tela de login que bloqueie o uso em nenhum momento.

3. Idioma, moeda e modo de negócio

Idioma: o Ledyvas está disponível em espanhol, italiano, inglês, francês e português. Troca-se com os botões de bandeira no topo da tela, a qualquer momento, sem reiniciar.

Moeda: configura-se em Configuração. Todos os valores do sistema usam essa moeda. Nos relatórios de frota você também pode ver os totais em dólares, com uma taxa de câmbio que você define.

Modo de negócio (Modo Excursão / Turismo): em Configuração você pode ligar ou desligar o Modo Excursão.

• Ligado: o Ledyvas adiciona os conceitos de uma operação turística — os 12 destinos oficiais, a Fórmula por PAX (número de pessoas), Compra Assistida A e B, e o relatório Margem por Destino.
• Desligado: o Ledyvas funciona como um ERP genérico de compras / estoque / vendas para qualquer varejo (moda, ferragens, farmácia, cosméticos, qualquer coisa).

4. O catálogo: Produtos, Fornecedores, Clientes, Destinos

Antes de comprar ou vender qualquer coisa, carregue uma vez as informações básicas do negócio. Depois elas são reutilizadas em tudo o mais.

Produtos

Cada item que o seu negócio compra, vende ou produz.

1. Menu lateral → Produtos → botão Novo.
2. Preencha nome, categoria, subcategoria, unidade de medida (unidade, quilo, caixa, galão…) e custo.
3. Se tiver um leitor de código de barras, escaneie o código direto no campo — funciona como se você digitasse.
4. Salve.

Os produtos ficam organizados automaticamente por Categoria → Subcategoria na lista, com subtotais. Cada linha tem três botões: Editar, Ajustar Estoque e Excluir.

• Ajustar Estoque: corrige o número na mão após uma contagem física. Pede o valor correto e um motivo, e fica registrado no histórico de movimentos — o motivo da mudança nunca se perde.
• Excluir: antes de confirmar, o Ledyvas avisa onde esse produto é usado (em quantas receitas, linhas de Fórmula, preços por destino) e que ao excluí-lo ele é removido de lá. Se o produto já tiver compras ou vendas reais, não é excluído de vez: é desativado (marcado como "Inativo") para não quebrar o histórico contábil.

Fornecedores

Menu lateral → Fornecedores → Novo. Preencha os dados de contato. Na seção "Produtos fornecidos" você pode listar o que compra desse fornecedor e a que custo — uma referência para lembrar de quem comprar cada coisa.

Clientes

Menu lateral → Clientes → Novo. São as pessoas ou empresas para quem você vende no final. Marque "é revendedor" se esse cliente recebe distribuições e mantém o próprio estoque (por exemplo, cada um dos seus destinos costuma ter um cliente-revendedor associado).

Destinos

Os pontos para os quais o seu negócio distribui mercadoria (restaurantes, praias, clientes finais).

• Você pode renomear qualquer destino a qualquer momento sem perder o histórico de vendas anteriores.
• Com o Modo Excursão, há 12 destinos oficiais para Alimentos. As Bebidas usam outro grupo à parte (organizado por embarcação ou tipo de excursão) — escolhe-se com o seletor Escopo ao criar ou editar um destino.
• Sem o Modo Excursão, você cria os destinos que precisar.

5. Compra Assistida A e B

Só com o Modo Excursão ligado. Estão em Acessos Rápidos, abaixo do menu principal.

A Compra Assistida A (Alimentos) e B (Bebidas) ajudam a calcular automaticamente quanto comprar de acordo com quantas pessoas você vai atender.

1. Abra a Compra Assistida A (ou B).
2. Escolha a data.
3. Informe o PAX (número de pessoas) de cada destino para aquele dia.
4. Configure uma vez a matriz "Valor por produto × destino" (quanto uma pessoa consome de cada produto em cada destino). Você pode colar um bloco copiado direto do Excel, até várias linhas e colunas de uma vez.
5. O Ledyvas calcula quanto é necessário de cada produto.

Você também pode informar, por destino, o Estoque Existente / Devolução / Inventário na Praia — o que o destino já tem à mão, para não comprar nem enviar mais do que o necessário.

6. Compra (é aqui que se compra de verdade)

Este é o único lugar do sistema onde uma compra é de fato confirmada e adiciona estoque real.

1. Menu lateral → Compra. Escolha a data.
2. Se você usa o Modo Excursão, o Ledyvas já traz a proposta calculada na Compra Assistida A e B, agrupada por Categoria e Subcategoria com subtotais.
3. Revise a lista. Você pode mudar qualquer quantidade na mão, tirar um produto que não quer comprar, ou adicionar um novo que não estava (buscando pelo nome ou escaneando o código de barras).
4. Você pode colar um bloco de preços copiado direto do Excel — até no formato Contábil (com símbolo de moeda e traços para o zero).
5. Quando estiver tudo como você quer, clique em Confirmar e Gerar Compra.

Assim que confirma, aparece o aviso "Compra Confirmada" e o estoque de cada produto sobe de verdade — visível logo em Estoque e Produtos. Se você errou, cancele a compra na seção "Compras confirmadas nesta data", na mesma tela, e o estoque se corrige sozinho.

7. Centro Logístico

Daqui você vende e envia a mercadoria para os destinos. É o único armazém do sistema — não há nenhum depósito à parte. Tem várias seções na mesma tela.

Venda a Restaurantes (Alimentos e Uso Único)

1. Abra o Centro Logístico.
2. Informe (ou revise) o PAX de cada destino. O Ledyvas calcula quanto enviar de cada produto a partir da Fórmula.
3. Informe, quando aplicável, o Estoque Existente / Devolução / Inventário na Praia de cada destino, para descontar o que não precisa mais ser enviado.
4. Revise o cartão de cada destino com o detalhe de produtos e quantidades.
5. Clique em Confirmar Venda.

Na confirmação, uma entrega real é gerada para cada destino e o estoque é descontado. Aparece o aviso "Venda Confirmada". Se algum produto não tiver estoque suficiente (porque ainda não foi comprado), o Ledyvas informa exatamente qual falta antes de deixar você confirmar — você pode confirmar mesmo assim se quiser (o estoque ficará negativo até você comprar).

Venda a Embarcações (Bebidas)

Mesmo mecanismo dos Alimentos, mas para o grupo de destinos das Bebidas.

Bebidas, Uso Único e Combustível

Não há nenhum armazém nem tela separada para essas categorias. Tudo vive dentro do Centro Logístico, com um acompanhamento de estoque próprio: elas se transferem para lá sozinhas ao confirmar uma Compra. Do mesmo Centro Logístico você registra as vendas, ajustes de estoque, saídas/consumo e devoluções, com o próprio histórico de movimentos. As Bebidas se dividem em Alcoólicas / Não Alcoólicas. Há uma visão "Devolução do Dia" que junta todas as devoluções (Bebidas, Consumíveis, Combustível) em um só lugar.

Movimentos manuais

Para qualquer ajuste pontual de estoque que não passe pelo cálculo automático (uma entrada, saída, transferência ou correção avulsa), registre-o diretamente aqui.

Cada seção tem o próprio botão de Imprimir e Captura de tela — se você imprimir a partir de Restaurantes, não sai misturado com Bebidas nem Combustível.

8. Venda ao Consumidor

A venda final do destino ao cliente ou turista, com o próprio preço e margem.

• Pode ser gerada automaticamente como rascunho a partir do que já foi enviado no Centro Logístico. Você revisa as quantidades e o preço, e confirma.
• Ou é lançada na mão: você escolhe o revendedor, adiciona produtos (na mão ou escaneando), define o preço e confirma.

As linhas de Bebidas das embarcações não têm preço de venda próprio — a cobrança do pacote por PAX é registrada uma única vez do lado dos Alimentos, para não contar a receita duas vezes. Elas aparecem como "Incluído no pacote do Centro Logístico", não como prejuízo.

9. Revenda

Mostra a distribuição já feita do Centro Logístico para os destinos, agrupada por categoria. É somente leitura / um relatório — não gera nenhum movimento novo.

10. Estoque

O estoque atual de cada produto, agrupado por Categoria e Subcategoria com subtotais (mesmo critério da Compra). Inclui o estoque de Bebidas, Uso Único e Combustível acompanhado dentro do Centro Logístico.

As linhas com quantidade ou custo negativo ficam marcadas em vermelho. Corrigem-se com o botão Ajustar Estoque daquela linha, igual em Produtos.

11. Controle Diário

O fechamento do dia por categoria: Inicial + Compras − Envio + Devolução = Final, comparado com a contagem física real.

1. Escolha a data e a categoria.
2. A coluna Produto fica fixa à esquerda enquanto você se move pelas outras colunas.
3. No fim do dia, preencha a Contagem Física (o que você contou na mão). O Ledyvas usa esse número verificado como inicial do dia seguinte.

12. Combustível e Galões

Dentro de Controle Diário → Combustível.

Combustível geral (em galões)

• Na tabela de cima, informe quanto combustível entrou naquele dia (coluna Compras) e o preço do dia.
• Na tabela de baixo, informe quanto foi vendido/enviado a cada equipamento (veículo ou embarcação) e quanto foi devolvido se sobrou.
• Com o seletor Galões / Litros você pode ver tudo na unidade que preferir — é só para ver com conforto, o Ledyvas sempre guarda o dado real internamente.

Galões

Para negócios que gerenciam combustível ou óleo em galões físicos (5, 7, 9, 10 e 18 GL), além do estoque geral em galões. Permite:

• Comprar galões: por capacidade e quantidade exata, ou pedindo ao Ledyvas uma sugestão de quantos galões você precisa e como conviria dividi-los.
• Vender / enviar a um veículo, embarcação ou equipamento específico.
• Devolver: cheio, parcial (indicando os galões reais que contém) ou vazio.
• Ajustar: para corrigir a contagem após um inventário físico. Pede o valor correto por capacidade/estado e um motivo, igual a Ajustar Estoque.

Tem o próprio Fechamento de Dia (Inicial + Compras − Vendido + Devolvido = Final) e um histórico completo de movimentos. Tudo se sincroniza sozinho com o estoque geral em galões — não é preciso lançar nada duas vezes.

13. Equipamentos e Consolidado de Frotas

Equipamentos

A lista dos veículos e embarcações da empresa, próprios ou alugados.

1. Menu lateral → Equipamentos → Novo. O Ledyvas atribui um código automático.
2. Escolha o tipo (Barco ou Terrestre) e o grupo (Empresa ou Alugados).

Os equipamentos são usados para atribuir envios de combustível e vendas por unidade.

Consolidado de Frotas

Um relatório de consumo de combustível por equipamento, no modo Diário ou Semanal (com custo médio por dia e divisão de combustíveis por preço médio ponderado). Você pode ver os valores na moeda local ou em dólares, conforme a taxa de câmbio configurada.

14. Os Consolidados

Tela	O que mostra
Resumo Diário	O custo operacional total do negócio de um dia: compras reais + custos manuais por categoria.
Consolidado Operacional	O mesmo para um período escolhido, com gráficos por categoria, PAX do período, gasto total e custo por PAX. Inclui uma tabela estatística "PAX Médio por Destino" (média de PAX vendido por dia a cada destino, apenas os dias com venda real).
Margem por Destino (só Modo Excursão)	Custo, venda e margem por cada destino, apenas para o que passou pelo Centro Logístico. Bebidas, Uso Único e Combustível não são distribuídos por destino: são levados à parte como custo geral.
Consolidado Operacional → custos manuais	As rubricas de custo (aluguel, salários, comissões, etc.) são configuradas livremente em Configuração: podem ser renomeadas, adicionadas ou excluídas. Não são uma lista fixa.

15. Receitas e Produção

Para negócios que fabricam ou preparam produtos a partir de outros (um prato com vários ingredientes, um molho, pão…).

Receitas

Define quanto de cada ingrediente leva um produto acabado. O ingrediente pode ser escrito numa unidade diferente da do produto no catálogo (gramas na receita, quilos em Produtos) — o Ledyvas converte automaticamente. Cada receita tem um pontinho de cor por categoria para distingui-las num relance.

Produção

1. Menu lateral (Acessos Rápidos) → Produção.
2. Escolha a receita e quantos lotes produzir (ou quantas pessoas você vai atender, e o Ledyvas calcula os lotes).
3. Clique em Produzir.

Ao produzir, o Ledyvas desconta os ingredientes do estoque, adiciona o produto acabado, e calcula para o produto acabado o seu custo real (média ponderada entre o que já havia e o que acabou de ser produzido). Assim o produto acabado vale o valor certo em Estoque e pode ser vendido sem problemas.

16. Comparação de Preços

Você carrega vários fornecedores e os preços deles para uma lista de produtos. O Ledyvas marca qual é o mais barato por produto e por total, e mostra o percentual de diferença — quanto você economiza escolhendo o mais barato.

17. Relatórios e Business Intelligence

Relatórios: listagens históricas exportáveis de compras, vendas, estoque, etc.

Business Intelligence: análises e tendências sobre esses mesmos dados (consumos históricos, projeções), pensado para decisões de negócio, não para lançar dados.

18. Configuração

Daqui você gerencia:

• O Modo Excursão / Turismo (ligar / desligar).
• A moeda do negócio e a taxa de câmbio para dólares.
• Categorias e Subcategorias de produtos: renomear, adicionar, excluir.
• Os Custos Operacionais manuais mostrados no Consolidado Operacional: renomear, adicionar, excluir livremente.
• Os Usuários da empresa (nome e perfil).

19. Backup e Exclusão Mestra

As duas ferramentas estão na tela Início.

Backup

Salva uma cópia completa do seu banco de dados com um clique. Faça com frequência, principalmente antes de carregar muita informação.

Exclusão Mestra (Modo de Teste)

Exclui Compras, Vendas e Transferências a partir de uma data que você escolhe, para a frente — nunca antes dessa data, e nunca o catálogo (Produtos, Clientes, Fornecedores, Destinos). Pede para digitar "EXCLUIR TUDO" para confirmar. Serve para limpar os dados de teste antes de começar a operar de verdade, não para o uso diário.

20. Assistente de IA

No canto inferior direito há um botão de assistente de IA. Você pode perguntar qualquer coisa sobre como usar o Ledyvas — em qualquer um dos 5 idiomas, e ele responde no mesmo idioma. Tem um limite de 40 perguntas por dia por licença, pensado como rede de segurança de custo, não como restrição de uso normal.

21. Um dia completo de exemplo

Um dia típico de uma operação com o Modo Excursão:

1. De manhã — Na Compra Assistida A e B: informe o PAX de cada destino para hoje. O Ledyvas calcula a proposta de compra.
2. Em Compra: abre com a proposta já carregada. Você revisa, ajusta o que for preciso, e clica em Confirmar e Gerar Compra. O estoque sobe.
3. Em Centro Logístico → Venda a Restaurantes: revise o PAX, confirme a venda a cada destino. O estoque é descontado.
4. Repita em Venda a Embarcações para as bebidas, e lance o combustível do dia na seção Combustível.
5. Durante o dia — Em Venda ao Consumidor: confirme os rascunhos de venda gerados automaticamente, ou lance vendas na mão.
6. No fechamento — Em Controle Diário: lance a contagem física de cada categoria.
7. Revise o resultado do dia em Resumo Diário e Margem por Destino.
8. Faça um Backup na tela Início.

22. Perguntas frequentes

Comprei mas o estoque não aparece

Verifique se você clicou em "Confirmar e Gerar Compra" na tela Compra, não só adicionou a linha. Informar o PAX e ver a proposta não compra nada.

Meu estoque aparece em vermelho ou negativo

O Ledyvas não bloqueia a confirmação de uma venda, envio, produção ou cancelamento de compra mesmo que o estoque fique negativo — é uma decisão de projeto para não interromper a operação, não um erro. Corrija o número com o botão Ajustar Estoque daquela linha.

Qual a diferença entre Compra e Compra Assistida?

A Compra Assistida só calcula uma proposta com base no PAX. A Compra é a que compra de verdade e adiciona estoque.

Posso usar o Ledyvas para um negócio que não é de turismo?

Sim. Desligue o Modo Excursão em Configuração e o Ledyvas funciona como um ERP genérico de compras, estoque e vendas para qualquer varejo.

Como troco o idioma?

Com os botões de bandeira no topo da tela. A troca é imediata, sem reiniciar.

O app pede conexão de internet

O Ledyvas revalida a licença de tempos em tempos. Conecte-se à internet e clique em Tentar novamente. Você tem vários dias de margem offline.

Como adiciono um funcionário com permissões limitadas?

Configuração → Usuários → crie o usuário com o perfil dele. Depois, no menu com o seu nome (canto superior direito), "Trocar de usuário".

Como excluo os dados de teste antes de começar pra valer?

Início → Exclusão Mestra → escolha a data a partir da qual excluir → digite "EXCLUIR TUDO".

Se algo não estiver coberto aqui

Escreva para info@ledyvas.com e respondemos em 48 horas úteis, ou pergunte ao assistente de IA dentro do app.