Manuale Utente

Consigliamo di leggere questo manuale con Ledyvas aperto accanto, provando ogni passo mentre lo leggi. Ledyvas non richiede alcuna conoscenza tecnica: ogni schermata è pensata perché chiunque nel team possa usarla dopo una formazione semplice.

1. Installazione e primo avvio

Ledyvas è un programma desktop per Windows. Si scarica da ledyvas.com/download come un unico file.

1. Scarica Ledyvas dalla pagina Download.
2. Apri il file scaricato. Se Windows mostra un avviso "editore sconosciuto", scegli Ulteriori informazioni → Esegui comunque (Ledyvas è sicuro; l'avviso appare perché non abbiamo ancora un certificato di firma a pagamento).
3. La prima volta, Ledyvas chiede il codice di licenza ricevuto all'acquisto (o quello della prova gratuita). Incollalo e clicca Attiva. Serve internet solo per questo passo.
4. Fatto. Ledyvas si apre e puoi iniziare a caricare i tuoi dati.

Tutti i tuoi dati sono salvati in una cartella Data accanto al programma, in un file cifrato. Nessuno può aprirlo senza la tua licenza.

2. Aprire Ledyvas e gli utenti

Ledyvas non chiede nome utente né password per entrare. Si apre direttamente, con accesso completo a tutto il sistema (ruolo Direzione).

E se il mio team ha più persone con permessi diversi?

Puoi creare un utente per ogni dipendente, con un ruolo che definisce quali schermate vede nel menu. Gli utenti si creano in Configurazione → Utenti.

Ruolo	Cosa vede nel menu
Direzione	Tutto il sistema, senza restrizioni.
Acquisti	Acquisto, Fornitori, Acquisto Assistito.
Vendite	Centro Logistico, Clienti, Vendita al Consumatore.
Magazzino	Prodotti, Magazzino, Controllo Giornaliero.
Contabilità	Report e consolidati.

Per vedere l'app come un ruolo specifico, clicca il menu con il tuo nome in alto a destra e scegli Cambia utente. Il cambio è istantaneo e nemmeno questo chiede una password. Non c'è nessuna schermata di accesso che blocchi l'uso in alcun momento.

3. Lingua, valuta e modalità di attività

Lingua: Ledyvas è disponibile in spagnolo, italiano, inglese, francese e portoghese. Si cambia con i pulsanti bandiera in alto nella schermata, in qualsiasi momento, senza riavviare.

Valuta: si imposta in Configurazione. Ogni importo del sistema usa quella valuta. Nei report della flotta puoi anche vedere i totali in dollari USA, con un tasso di cambio che imposti tu.

Modalità di attività (Modalità Escursione / Turismo): in Configurazione puoi attivare o disattivare la Modalità Escursione.

• Attiva: Ledyvas aggiunge i concetti di un'operazione turistica — le 12 destinazioni ufficiali, la Formula per PAX (numero di persone), Acquisto Assistito A e B, e il report Margine per Destinazione.
• Disattiva: Ledyvas funziona come un ERP generico di acquisti / magazzino / vendite per qualsiasi attività retail (moda, ferramenta, farmacia, cosmetici, qualsiasi cosa).

4. Il catalogo: Prodotti, Fornitori, Clienti, Destinazioni

Prima di comprare o vendere qualcosa, carica una volta le informazioni di base dell'attività. Poi vengono riutilizzate ovunque.

Prodotti

Ogni articolo che la tua attività compra, vende o produce.

1. Menu laterale → Prodotti → pulsante Nuovo.
2. Compila nome, categoria, sottocategoria, unità di misura (unità, chilo, scatola, gallone…) e costo.
3. Se hai un lettore di codici a barre, scansiona il codice direttamente nel campo — funziona come se lo digitassi.
4. Salva.

I prodotti vengono organizzati automaticamente per Categoria → Sottocategoria nella lista, con subtotali. Ogni riga ha tre pulsanti: Modifica, Regola Giacenza ed Elimina.

• Regola Giacenza: corregge il numero a mano dopo un conteggio fisico. Chiede il valore corretto e un motivo, e viene registrato nello storico dei movimenti — il motivo della modifica non si perde mai.
• Elimina: prima di confermare, Ledyvas ti avvisa dove è usato quel prodotto (in quante ricette, righe di Formula, prezzi per destinazione) e che eliminandolo lo si rimuove da lì. Se il prodotto ha già acquisti o vendite reali, non viene eliminato del tutto: viene disattivato (segnato "Inattivo") per non rompere lo storico contabile.

Fornitori

Menu laterale → Fornitori → Nuovo. Compila i dati di contatto. Nella sezione "Prodotti forniti" puoi elencare cosa compri da quel fornitore e a quale costo — un riferimento per ricordarti da chi comprare ogni cosa.

Clienti

Menu laterale → Clienti → Nuovo. Sono le persone o le attività a cui vendi in ultima istanza. Spunta "è un rivenditore" se quel cliente riceve distribuzioni e tiene la propria giacenza (per esempio, ogni tua destinazione di solito ha un cliente-rivenditore associato).

Destinazioni

I punti a cui la tua attività distribuisce la merce (ristoranti, spiagge, clienti finali).

• Puoi rinominare qualsiasi destinazione in qualsiasi momento senza perdere lo storico delle vendite precedenti.
• Con la Modalità Escursione, ci sono 12 destinazioni ufficiali per gli Alimenti. Le Bevande usano un gruppo separato (organizzato per barca o tipo di escursione) — si sceglie con il selettore Ambito quando crei o modifichi una destinazione.
• Senza Modalità Escursione, crei le destinazioni che ti servono.

5. Acquisto Assistito A e B

Solo con la Modalità Escursione attiva. Si trovano in Accessi Rapidi, sotto il menu principale.

Acquisto Assistito A (Alimenti) e B (Bevande) ti aiutano a calcolare automaticamente quanto comprare in base a quante persone servirai.

1. Apri Acquisto Assistito A (o B).
2. Scegli la data.
3. Inserisci il PAX (numero di persone) per ogni destinazione per quel giorno.
4. Configura una volta la matrice "Valore per prodotto × destinazione" (quanto consuma una persona di ogni prodotto in ogni destinazione). Puoi incollare un blocco copiato direttamente da Excel, anche più righe e colonne insieme.
5. Ledyvas calcola quanto serve di ogni prodotto.

Puoi anche inserire, per destinazione, la Giacenza / Reso / Inventario in Spiaggia — ciò che la destinazione ha già a disposizione, per non comprare né spedire più del necessario.

6. Acquisto (qui si compra davvero)

Questo è l'unico posto del sistema in cui un acquisto viene confermato davvero e aggiunge giacenza reale.

1. Menu laterale → Acquisto. Scegli la data.
2. Se usi la Modalità Escursione, Ledyvas porta già dentro la proposta calcolata in Acquisto Assistito A e B, raggruppata per Categoria e Sottocategoria con subtotali.
3. Rivedi la lista. Puoi cambiare qualsiasi quantità a mano, togliere un prodotto che non vuoi comprare, o aggiungerne uno nuovo che non c'era (cercandolo per nome o scansionando il codice a barre).
4. Puoi incollare un blocco di prezzi copiato direttamente da Excel — anche in formato Contabilità (con simbolo di valuta e trattini per lo zero).
5. Quando è tutto come vuoi, clicca Conferma e Genera Acquisto.

Appena confermi, appare l'avviso "Acquisto Confermato" e la giacenza di ogni prodotto sale davvero — visibile subito in Magazzino e Prodotti. Se hai sbagliato, annulla l'acquisto dalla sezione "Acquisti confermati in questa data", nella stessa schermata, e la giacenza si corregge da sola.

7. Centro Logistico

Da qui vendi e spedisci la merce verso le destinazioni. È l'unico magazzino del sistema — non c'è nessun deposito a parte. Ha diverse sezioni nella stessa schermata.

Vendita ai Ristoranti (Alimenti e Monouso)

1. Apri Centro Logistico.
2. Inserisci (o rivedi) il PAX di ogni destinazione. Ledyvas calcola quanto spedire di ogni prodotto dalla Formula.
3. Inserisci, dove serve, la Giacenza / Reso / Inventario in Spiaggia di ogni destinazione, per detrarre ciò che non serve più spedire.
4. Rivedi la scheda di ogni destinazione con il dettaglio di prodotti e quantità.
5. Clicca Conferma Vendita.

Alla conferma, viene generata una consegna reale a ogni destinazione e la giacenza viene detratta. Appare l'avviso "Vendita Confermata". Se un prodotto non ha giacenza sufficiente (perché non è ancora stato comprato), Ledyvas ti dice esattamente quale manca prima di lasciarti confermare — puoi comunque confermare se vuoi (la giacenza andrà in negativo finché non compri).

Vendita alle Imbarcazioni (Bevande)

Stesso meccanismo degli Alimenti, ma per il gruppo di destinazioni delle Bevande.

Bevande, Monouso e Carburante

Non c'è nessun magazzino né schermata separata per queste categorie. Tutto vive dentro il Centro Logistico, con un proprio tracciamento della giacenza: si trasferiscono lì da sole alla conferma di un Acquisto. Dallo stesso Centro Logistico registri le loro vendite, le regolazioni di giacenza, le uscite/consumi e i resi, con il proprio storico dei movimenti. Le Bevande si dividono in Alcoliche / Analcoliche. C'è una vista "Resi del Giorno" che raccoglie tutti i resi (Bevande, Consumabili, Carburante) in un unico posto.

Movimenti manuali

Per qualsiasi regolazione puntuale di giacenza che non passa dal calcolo automatico (un'entrata, un'uscita, un trasferimento o una correzione a sé), registrala direttamente qui.

Ogni sezione ha il proprio pulsante di Stampa e Cattura schermo — se stampi dai Ristoranti, non esce mescolato con Bevande né Carburante.

8. Vendita al Consumatore

La vendita finale della destinazione al cliente o al turista, con il proprio prezzo e margine.

• Può essere generata automaticamente come bozza da ciò che è già stato spedito nel Centro Logistico. Rivedi le quantità e il prezzo, e confermi.
• Oppure si inserisce a mano: scegli il rivenditore, aggiungi prodotti (a mano o scansionando), imposti il prezzo e confermi.

Le righe di Bevande delle imbarcazioni non hanno un prezzo di vendita proprio — l'incasso del pacchetto per PAX viene registrato una sola volta sul lato Alimenti, per non contare l'introito due volte. Si mostrano come "Incluso nel pacchetto del Centro Logistico", non come una perdita.

9. Rivendita

Mostra la distribuzione già effettuata dal Centro Logistico verso le destinazioni, raggruppata per categoria. È di sola lettura / un report — non genera alcun movimento nuovo.

10. Magazzino

La giacenza attuale di ogni prodotto, raggruppata per Categoria e Sottocategoria con subtotali (stesso criterio dell'Acquisto). Include la giacenza di Bevande, Monouso e Carburante tracciata dentro il Centro Logistico.

Le righe con quantità o costo negativo sono segnate in rosso. Si correggono con il pulsante Regola Giacenza su quella riga, come in Prodotti.

11. Controllo Giornaliero

La chiusura di fine giornata per categoria: Iniziale + Acquisti − Spedizione + Reso = Finale, confrontato con il conteggio fisico reale.

1. Scegli la data e la categoria.
2. La colonna Prodotto resta fissa a sinistra mentre ti muovi tra le altre colonne.
3. A fine giornata, compila il Conteggio Fisico (ciò che hai contato a mano). Ledyvas usa quel numero verificato come iniziale del giorno dopo.

12. Carburante e Taniche

Dentro Controllo Giornaliero → Carburante.

Carburante generale (in galloni)

• Nella tabella in alto, inserisci quanto carburante è entrato quel giorno (colonna Acquisti) e il prezzo del giorno.
• Nella tabella in basso, inserisci quanto è stato venduto/spedito a ciascun mezzo (veicolo o imbarcazione) e quanto è stato restituito se ne è avanzato.
• Con il selettore Galloni / Litri puoi vedere tutto nell'unità che preferisci — è solo per comodità, Ledyvas tiene sempre il dato reale internamente.

Taniche

Per attività che gestiscono carburante o olio in taniche fisiche (5, 7, 9, 10 e 18 GL), oltre alla giacenza generale in galloni. Permette di:

• Acquistare taniche: per capacità e quantità esatta, o chiedendo a Ledyvas un suggerimento su quanti galloni ti servono e come conviene ripartirli in taniche.
• Vendere / spedire a un veicolo, un'imbarcazione o un mezzo specifico.
• Restituire: piena, parziale (indicando i galloni reali contenuti) o vuota.
• Regolare: per correggere il conteggio dopo un inventario fisico. Chiede il valore corretto per capacità/stato e un motivo, come Regola Giacenza.

Ha una propria Chiusura di Giornata (Iniziale + Acquisti − Venduto + Restituito = Finale) e uno storico completo dei movimenti. Tutto si sincronizza da sé con la giacenza generale in galloni — non bisogna inserire nulla due volte.

13. Mezzi e Consolidato Flotte

Mezzi

L'elenco dei veicoli e delle imbarcazioni dell'azienda, di proprietà o a noleggio.

1. Menu laterale → Mezzi → Nuovo. Ledyvas assegna un codice automatico.
2. Scegli il tipo (Barca o Terrestre) e il gruppo (Azienda o Noleggiati).

I mezzi si usano per assegnare spedizioni di carburante e vendite per unità.

Consolidato Flotte

Un report del consumo di carburante per mezzo, in modalità Giornaliera o Settimanale (con costo medio al giorno e suddivisione dei carburanti a prezzo medio ponderato). Puoi vedere gli importi in valuta locale o in dollari USA, secondo il tasso di cambio configurato.

14. I Consolidati

Schermata	Cosa mostra
Riepilogo Giornaliero	Il costo operativo totale dell'attività di un giorno: acquisti reali + costi manuali per categoria.
Consolidato Operativo	Lo stesso per un periodo a scelta, con grafici per categoria, PAX del periodo, spesa totale e costo per PAX. Include una tabella statistica "PAX Medio per Destinazione" (media dei PAX venduti al giorno a ciascuna destinazione, solo i giorni con una vendita reale).
Margine per Destinazione (solo Modalità Escursione)	Costo, vendite e margine per ciascuna destinazione, solo per ciò che è passato dal Centro Logistico. Bevande, Monouso e Carburante non si ripartiscono per destinazione: si portano a parte come costo generale.
Consolidato Operativo → costi manuali	Le voci di costo (affitto, stipendi, commissioni, ecc.) si configurano liberamente in Configurazione: si possono rinominare, aggiungere o eliminare. Non sono un elenco fisso.

15. Ricette e Produzione

Per attività che fabbricano o preparano prodotti a partire da altri (un piatto con più ingredienti, una salsa, il pane…).

Ricette

Definisce quanto di ogni ingrediente entra in un prodotto finito. L'ingrediente può essere scritto in un'unità diversa da quella del prodotto nel catalogo (grammi nella ricetta, chili in Prodotti) — Ledyvas converte automaticamente. Ogni ricetta ha un pallino di colore per categoria per distinguerle a colpo d'occhio.

Produzione

1. Menu laterale (Accessi Rapidi) → Produzione.
2. Scegli la ricetta e quanti lotti produrre (o quante persone servirai, e Ledyvas calcola i lotti).
3. Clicca Produci.

Producendo, Ledyvas detrae gli ingredienti dalla giacenza, aggiunge il prodotto finito, e calcola al prodotto finito il suo costo reale (media ponderata tra ciò che c'era già e ciò appena prodotto). Così il prodotto finito vale l'importo giusto in Magazzino e si può vendere senza problemi.

16. Confronto Prezzi

Carichi più fornitori e i loro prezzi per una lista di prodotti. Ledyvas segna qual è il più economico per prodotto e per totale, e mostra la percentuale di differenza — quanto risparmi scegliendo il più economico.

17. Report e Business Intelligence

Report: elenchi storici esportabili di acquisti, vendite, magazzino, ecc.

Business Intelligence: analisi e tendenze sugli stessi dati (consumi storici, proiezioni), pensato per le decisioni di business, non per inserire dati.

18. Configurazione

Da qui gestisci:

• La Modalità Escursione / Turismo (attiva / disattiva).
• La valuta dell'attività e il tasso di cambio ai dollari USA.
• Categorie e Sottocategorie dei prodotti: rinominare, aggiungere, eliminare.
• I Costi Operativi manuali mostrati nel Consolidato Operativo: rinominare, aggiungere, eliminare liberamente.
• Gli Utenti dell'azienda (nome e ruolo).

19. Backup e Cancellazione Master

Entrambi gli strumenti sono nella schermata Home.

Backup

Salva una copia completa del tuo database con un clic. Fallo spesso, soprattutto prima di caricare molte informazioni.

Cancellazione Master (Modalità Prova)

Cancella Acquisti, Vendite e Trasferimenti da una data che scegli in poi — mai prima di quella data, e mai il catalogo (Prodotti, Clienti, Fornitori, Destinazioni). Chiede di scrivere "CANCELLA TUTTO" per confermare. Serve per pulire i dati di prova prima di iniziare le operazioni reali, non per l'uso quotidiano.

20. Assistente IA

In basso a destra c'è un pulsante dell'assistente IA. Puoi chiedergli qualsiasi cosa su come usare Ledyvas — in una qualsiasi delle 5 lingue, e risponde nella stessa lingua. Ha un limite di 40 domande al giorno per licenza, pensato come rete di sicurezza sui costi, non come restrizione d'uso normale.

21. Una giornata completa di esempio

Una giornata tipica di un'operazione con Modalità Escursione:

1. Al mattino — In Acquisto Assistito A e B: inserisci il PAX di ogni destinazione per oggi. Ledyvas calcola la proposta di acquisto.
2. In Acquisto: si apre con la proposta già caricata. La rivedi, aggiusti quel che serve, e clicchi Conferma e Genera Acquisto. La giacenza sale.
3. In Centro Logistico → Vendita ai Ristoranti: rivedi il PAX, confermi la vendita a ogni destinazione. La giacenza viene detratta.
4. Ripeti in Vendita alle Imbarcazioni per le bevande, e inserisci il carburante del giorno nella sezione Carburante.
5. Durante il giorno — In Vendita al Consumatore: confermi le bozze di vendita generate automaticamente, o inserisci vendite a mano.
6. Alla chiusura — In Controllo Giornaliero: inserisci il conteggio fisico di ogni categoria.
7. Rivedi il risultato del giorno in Riepilogo Giornaliero e Margine per Destinazione.
8. Fai un Backup dalla schermata Home.

22. Domande frequenti

Ho comprato ma la giacenza non compare

Verifica di aver cliccato "Conferma e Genera Acquisto" nella schermata Acquisto, non solo aggiunto la riga. Inserire il PAX e vedere la proposta non compra nulla.

Il magazzino mi compare in rosso o in negativo

Ledyvas non blocca la conferma di una vendita, spedizione, produzione o annullamento di acquisto anche se la giacenza va in negativo — è una scelta di progettazione per non interrompere l'operazione, non un errore. Correggi il numero con il pulsante Regola Giacenza su quella riga.

Che differenza c'è tra Acquisto e Acquisto Assistito?

Acquisto Assistito calcola solo una proposta in base al PAX. Acquisto è quello che compra davvero e aggiunge giacenza.

Posso usare Ledyvas per un'attività che non è di turismo?

Sì. Disattiva la Modalità Escursione in Configurazione e Ledyvas funziona come un ERP generico di acquisti, magazzino e vendite per qualsiasi attività retail.

Come cambio la lingua?

Con i pulsanti bandiera in alto nella schermata. Il cambio è istantaneo, senza riavvio.

L'app chiede una connessione internet

Ledyvas riconvalida la licenza ogni tanto. Collegati a internet e clicca Riprova. Hai diversi giorni di margine offline.

Come aggiungo un dipendente con permessi limitati?

Configurazione → Utenti → crea l'utente con il suo ruolo. Poi, dal menu con il tuo nome (in alto a destra), "Cambia utente".

Come cancello i dati di prova prima di iniziare sul serio?

Home → Cancellazione Master → scegli la data da cui cancellare → scrivi "CANCELLA TUTTO".

Se qualcosa non è coperto qui

Scrivici a info@ledyvas.com e rispondiamo entro 48 ore lavorative, oppure chiedi all'assistente IA dentro l'app.