Manual de Usuario

Le recomendamos leer este manual con Ledyvas abierto al lado, probando cada paso mientras lo lee. Ledyvas no necesita ningún conocimiento técnico: cada pantalla está pensada para que cualquier persona del equipo la use con un entrenamiento simple.

1. Instalación y primer inicio

Ledyvas es un programa de escritorio para Windows. Se descarga desde ledyvas.com/descargas como un solo archivo.

1. Descargue Ledyvas desde la página de Descargas.
2. Abra el archivo descargado. Si Windows muestra un aviso de "editor desconocido", elija Más información → Ejecutar de todas formas (Ledyvas es seguro; el aviso aparece porque todavía no tenemos un certificado de firma de pago).
3. La primera vez, Ledyvas le pide el código de licencia que recibió al comprar (o el de prueba gratuita). Péguelo y haga clic en Activar. Necesita conexión a internet solo para este paso.
4. Listo. Ledyvas se abre y ya puede empezar a cargar sus datos.

Todos sus datos se guardan en una carpeta Data al lado del programa, en un archivo cifrado. Nadie puede abrirlo sin su licencia.

2. Entrar a Ledyvas y usuarios

Ledyvas no pide usuario ni contraseña para entrar. Se abre directo, con acceso total a todo el sistema (rol Gerencia).

¿Y si mi equipo tiene varias personas con permisos distintos?

Puede crear un usuario por cada empleado, con un rol que define qué pantallas ve en el menú. Los usuarios se crean en Configuración → Usuarios.

Rol	Qué ve en el menú
Gerencia	Todo el sistema, sin restricciones.
Compra	Compra, Proveedores, Compra Asistida.
Venta	Centro Logístico, Clientes, Venta a Consumidor.
Almacén	Productos, Inventario, Control Diario.
Contabilidad	Reportes y consolidados.

Para ver la app como un rol específico, haga clic arriba a la derecha en el menú con su nombre y elija Cambiar de usuario. El cambio es instantáneo y tampoco pide contraseña. No hay ninguna pantalla de inicio de sesión que bloquee el uso en ningún momento.

3. Idioma, moneda y modo de negocio

Idioma: Ledyvas está en español, italiano, inglés, francés y portugués. Se cambia con los botones de banderas arriba de la pantalla, en cualquier momento, sin reiniciar.

Moneda: se configura en Configuración. Todos los montos del sistema usan esa moneda. En los reportes de flota puede además ver los totales en dólares según una tasa de cambio que pone usted.

Modo de negocio (Modo Excursión / Turismo): en Configuración puede prender o apagar el Modo Excursión.

• Prendido: Ledyvas agrega los conceptos de una operación turística — los 12 destinos oficiales, la Fórmula por PAX (cantidad de personas), Compra Asistida A y B, y el reporte de Margen por Destino.
• Apagado: Ledyvas funciona como un ERP de compra/inventario/venta genérico para cualquier comercio (moda, ferretería, farmacia, perfumería, lo que sea).

4. El catálogo: Productos, Proveedores, Clientes, Destinos

Antes de comprar o vender nada, cargue una vez la información básica del negocio. Después se reutiliza en todo lo demás.

Productos

Cada artículo que su negocio compra, vende o produce.

1. Menú lateral → Productos → botón Nuevo.
2. Complete nombre, categoría, subcategoría, unidad de medida (unidad, kilo, caja, galón…) y costo.
3. Si tiene un lector de código de barras, escanee el código directo en el campo — funciona como si lo escribiera.
4. Guarde.

Los productos quedan organizados solos por Categoría → Subcategoría en la lista, con subtotales. Cada fila tiene tres botones: Modificar, Ajustar Stock y Eliminar.

• Ajustar Stock: corrige el número a mano después de un conteo físico. Pide el valor correcto y un motivo, y queda registrado en el historial de movimientos — nunca se pierde el rastro de por qué cambió.
• Eliminar: antes de confirmar, Ledyvas le avisa dónde se usa ese producto (en cuántas recetas, líneas de Fórmula, precios por destino) y que al borrarlo se quita de ahí. Si el producto ya tiene compras o ventas reales, no se borra del todo: se desactiva (queda "Inactivo") para no romper el historial contable.

Proveedores

Menú lateral → Proveedores → Nuevo. Complete los datos de contacto. En la sección "Productos que suministra" puede listar qué le compra a ese proveedor y a qué costo — es una referencia para acordarse a quién comprarle cada cosa.

Clientes

Menú lateral → Clientes → Nuevo. Son las personas o negocios a los que finalmente vende. Marque "es revendedor" si ese cliente recibe despachos y lleva su propio stock (por ejemplo, cada uno de sus destinos suele tener un cliente-revendedor asociado).

Destinos

Los puntos a los que su negocio distribuye mercadería (restaurantes, playas, clientes finales).

• Puede renombrar cualquier destino en cualquier momento sin perder el historial de ventas anteriores.
• Con Modo Excursión, hay 12 destinos oficiales para Alimentos. Bebidas usa otro grupo aparte (organizado por embarcación o tipo de excursión) — se elige con el selector Alcance al crear o editar un destino.
• Sin Modo Excursión, crea los destinos que necesite.

5. Compra Asistida A y B

Solo con Modo Excursión activo. Están en Accesos Rápidos, debajo del menú principal.

Compra Asistida A (Alimentos) y B (Bebidas) le ayudan a calcular automáticamente cuánto comprar según cuánta gente va a atender.

1. Entre a Compra Asistida A (o B).
2. Elija la fecha.
3. Cargue el PAX (cantidad de personas) de cada destino para ese día.
4. Configure una vez la matriz de "Valor por producto × destino" (cuánto consume una persona de cada producto en cada destino). Puede pegar un bloque copiado directo de Excel, incluso varias filas y columnas a la vez.
5. Ledyvas calcula solo cuánto hace falta de cada producto.

También puede cargar, por destino, la Existencia / Devolución / Inventario en Playa — lo que el destino ya tiene a mano, para no comprarle ni despacharle de más.

6. Compra (acá se compra de verdad)

Este es el único lugar del sistema donde una compra se confirma de verdad y suma al stock real.

1. Menú lateral → Compra. Elija la fecha.
2. Si usa Modo Excursión, Ledyvas ya trae automáticamente la propuesta calculada en Compra Asistida A y B, agrupada por Categoría y Subcategoría con subtotales.
3. Revise la lista. Puede cambiar cualquier cantidad a mano, quitar un producto que no quiere comprar, o agregar uno nuevo que no estaba (buscándolo por nombre o escaneando su código de barras).
4. Puede pegar un bloque de precios copiado directo de Excel — incluso en formato Contabilidad (con símbolo de moneda y guiones para el cero).
5. Cuando esté todo como quiere, haga clic en Confirmar y Generar Compra.

Apenas confirma, aparece el aviso "Compra Confirmada" y el stock de cada producto sube de verdad — visible enseguida en Inventario y Productos. Si se equivocó, anule la compra desde la sección "Compras confirmadas en esta fecha", en la misma pantalla, y el stock se corrige solo.

7. Centro Logístico

Desde acá se vende y se despacha la mercadería hacia los destinos. Es el único almacén del sistema — no hay ningún depósito aparte. Tiene varias secciones dentro de la misma pantalla.

Venta a Restaurantes (Alimentos y Mono Uso)

1. Entre a Centro Logístico.
2. Cargue (o revise) el PAX de cada destino. Ledyvas calcula solo cuánto despachar de cada producto según la Fórmula.
3. Cargue, si corresponde, la Existencia / Devolución / Inventario en Playa de cada destino, para descontar lo que ya no hace falta despachar.
4. Revise la tarjeta de cada destino con el detalle de productos y cantidades.
5. Haga clic en Confirmar Venta.

Al confirmar, se genera una entrega real a cada destino y el stock se descuenta. Aparece el aviso "Venta Confirmada". Si algún producto no tiene stock suficiente (porque todavía no se compró), Ledyvas le avisa exactamente cuál falta antes de dejarle confirmar — igual puede confirmar si quiere (el stock quedará en negativo hasta que compre).

Venta a Embarcaciones (Bebidas)

Mismo mecanismo que Alimentos, pero para el grupo de destinos de Bebidas.

Bebidas, Mono Uso (Desechables) y Combustible

No hay ningún almacén ni pantalla separada para estas categorías. Todo vive dentro de Centro Logístico, con un seguimiento de stock propio: se transfieren ahí solas al confirmar una Compra. Desde el mismo Centro Logístico registra sus ventas, ajustes de stock, salidas/consumo y devoluciones, con su propio historial de movimientos. Bebidas se divide en Alcohólicas / No Alcohólicas. Hay una vista "Devolución del Día" que junta todas las devoluciones (Bebidas, Consumibles, Combustible) en un solo lugar.

Movimientos manuales

Para cualquier ajuste puntual de stock que no pase por el cálculo automático (una entrada, salida, transferencia o corrección suelta), regístrelo acá directamente.

Cada sección tiene su propio botón de Imprimir y Captura — si imprime desde Restaurantes, no sale mezclado con Bebidas ni Combustible.

8. Venta a Consumidor

La venta final del destino al cliente o turista, con su propio precio y margen.

• Puede generarse sola como borrador a partir de lo que ya se despachó en Centro Logístico. Revisa las cantidades y el precio, y confirma.
• O se carga a mano: elige el revendedor, agrega productos (a mano o escaneando), pone el precio y confirma.

Las líneas de Bebidas de embarcaciones no llevan precio de venta propio — el cobro del paquete por PAX se registra una sola vez del lado de Alimentos. Se muestran como "Incluido en el paquete del Centro Logístico", no como una pérdida.

9. Reventa

Muestra el despacho ya hecho desde Centro Logístico hacia los destinos, agrupado por categoría. Es solo lectura / reporte — no genera ningún movimiento nuevo.

10. Inventario

El stock actual de cada producto, agrupado por Categoría y Subcategoría con subtotales (mismo criterio que Compra). Incluye el stock de Bebidas, Mono Uso y Combustible que se lleva dentro de Centro Logístico.

Las filas con cantidad o costo negativo se marcan en rojo. Se corrigen con el botón Ajustar Stock de esa fila, igual que en Productos.

11. Control Diario

El cierre del día por categoría: Inicial + Compras − Despacho + Devolución = Final, comparado contra el conteo físico real.

1. Elija la fecha y la categoría.
2. La columna Producto queda fija a la izquierda mientras se mueve por las demás columnas.
3. Al final del día, complete el Conteo Físico (lo que contó a mano). Ledyvas usa ese número verificado como inicial del día siguiente.

12. Combustible y Garrafones

Dentro de Control Diario → Combustible.

Combustible general (en galones)

• En la tabla de arriba, cargue cuánto combustible entró ese día (columna Compras) y el precio del día.
• En la tabla de abajo, cargue cuánto se le vendió/despachó a cada equipo (vehículo o embarcación) y cuánto devolvió si sobró.
• Con el selector Galones / Litros puede ver todo en la unidad que prefiera — es solo para verlo cómodo, Ledyvas siempre guarda el dato real por dentro.

Garrafones

Para negocios que manejan combustible o aceite en garrafones físicos (5, 7, 9, 10 y 18 GL), además del inventario general en galones. Permite:

• Compra de garrafones: por capacidad y cantidad exacta, o pidiéndole a Ledyvas una sugerencia de cuántos galones necesita y cómo conviene repartirlos.
• Venta / despacho a un vehículo, embarcación o equipo específico.
• Devolución: llena, parcial (indicando los galones reales que trae) o vacía.
• Ajuste: para corregir el conteo tras un inventario físico. Pide el valor correcto por capacidad/estado y un motivo, igual que Ajustar Stock.

Tiene su propio Cierre de Día (Inicial + Compras − Vendido + Devuelto = Final) e Historial completo de movimientos. Todo sincroniza solo con el inventario general en galones — no hay que cargar nada dos veces.

13. Equipos y Consolidado de Flotas

Equipos

El listado de vehículos y embarcaciones de la empresa, propios o alquilados.

1. Menú lateral → Equipos → Nuevo. Ledyvas le asigna un código automático.
2. Elija el tipo (Barco o Terrestre) y el grupo (de la Compañía o Alquilados).

Los equipos se usan para asignar despachos de combustible y ventas por unidad.

Consolidado de Flotas

Reporte de consumo de combustible por equipo, en modo Diario o Semanal (con costo promedio por día y división de combustibles con precio promedio ponderado). Puede ver los montos en la moneda local o en dólares según la tasa de cambio configurada.

14. Los Consolidados

Pantalla	Qué muestra
Resumen Diario	El costo operativo total del negocio de un día: compras reales + costos manuales por rubro.
Consolidado Operacional	Lo mismo para un período elegible, con gráficos por categoría, PAX del período, total de gasto y costo por PAX. Incluye una tabla estadística "PAX Promedio por Destino" (promedio de PAX vendido por día a cada destino, solo los días con venta real).
Margen por Destino (solo Modo Excursión)	Costo, venta y margen por cada destino, solo para lo que pasó por Centro Logístico. Bebidas, Mono Uso y Combustible no se reparten por destino: se llevan aparte como costo general.
Consolidado Operacional → Costos manuales	Los rubros de costo (alquiler, sueldos, comisiones, etc.) se configuran libremente en Configuración: se pueden renombrar, agregar o eliminar. No son un listado fijo.

15. Recetas y Producción

Para negocios que fabrican o preparan productos a partir de otros (un plato con varios ingredientes, una salsa, pan…).

Recetas

Define cuánto de cada ingrediente lleva un producto terminado. El ingrediente se puede escribir en una unidad distinta a la del producto (por ejemplo, gramos en la receta y kilos en Productos) — Ledyvas convierte solo. Cada receta tiene un puntito de color por categoría para distinguirla de un vistazo.

Producción

1. Menú lateral (Accesos Rápidos) → Producción.
2. Elija la receta y cuántos lotes producir (o cuántas personas va a atender, y Ledyvas calcula los lotes).
3. Haga clic en Producir.

Al producir, Ledyvas descuenta los ingredientes del stock, suma el producto terminado, y le calcula a ese producto su costo real (promedio ponderado entre lo que ya había y lo recién producido). Así el producto terminado vale lo correcto en Inventario y se puede vender sin problemas.

16. Comparación de Precios

Carga varios proveedores y sus precios para una lista de productos. Ledyvas marca cuál es el más barato por producto y por total, y muestra el % de diferencia — cuánto le ahorra eligiendo al más barato.

17. Reportes y Business Intelligence

Reportes: listados históricos exportables de compras, ventas, inventario, etc.

Business Intelligence: analítica y tendencias sobre esos mismos datos (consumos históricos, proyecciones), pensado para decisiones de negocio, no para cargar datos.

18. Configuración

Desde acá administra:

• El Modo Excursión / Turismo (prender / apagar).
• La moneda del negocio y la tasa de cambio a dólares.
• Categorías y Subcategorías de productos: renombrar, agregar, eliminar.
• Los Costos Operacionales manuales que se ven en Consolidado Operacional: renombrar, agregar, eliminar libremente.
• Los Usuarios de la empresa (nombre y rol).

19. Copia de Seguridad y Borrado Maestro

Ambas herramientas están en Inicio.

Copia de Seguridad

Guarda una copia completa de su base de datos con un clic. Hágala seguido, sobre todo antes de cargar mucha información.

Borrado Maestro (Modo de Prueba)

Borra Compras, Ventas y Transferencias desde una fecha que elige, en adelante — nunca antes de esa fecha, y nunca toca el catálogo de Productos, Clientes, Proveedores ni Destinos. Pide escribir "BORRAR TODO" para confirmar. Sirve para limpiar los datos de prueba antes de empezar a operar en serio, no para el uso diario.

20. Asistente de IA

Abajo a la derecha hay un botón de asistente de IA. Le puede preguntar cualquier cosa sobre cómo usar Ledyvas — en cualquiera de los 5 idiomas, y le responde en el mismo idioma. Tiene un límite de 40 preguntas por día por licencia, pensado como red de seguridad de costo, no como restricción de uso normal.

21. Un día completo de ejemplo

Un día típico de una operación con Modo Excursión:

1. A la mañana — En Compra Asistida A y B: carga el PAX de cada destino para hoy. Ledyvas calcula la propuesta de compra.
2. En Compra: se abre con la propuesta ya cargada. La revisa, ajusta lo que haga falta, y hace clic en Confirmar y Generar Compra. El stock sube.
3. En Centro Logístico → Venta a Restaurantes: revisa el PAX, confirma la venta a cada destino. El stock se descuenta.
4. Repite en Venta a Embarcaciones para las bebidas, y carga el combustible del día en la sección Combustible.
5. Durante el día — En Venta a Consumidor: confirma los borradores de venta que se generaron solos, o carga ventas a mano.
6. Al cierre — En Control Diario: carga el conteo físico de cada categoría.
7. Revisa el resultado del día en Resumen Diario y Margen por Destino.
8. Hace una Copia de Seguridad desde Inicio.

22. Preguntas frecuentes

Compré pero el stock no aparece

Revise que haya apretado "Confirmar y Generar Compra" en la pantalla Compra, no solo agregado la línea. Cargar el PAX y ver la propuesta no compra nada.

El inventario me aparece en rojo o en negativo

Ledyvas no bloquea confirmar una venta, despacho, producción o anulación de compra aunque el stock quede negativo — es una decisión de diseño para no interrumpir la operación, no un error. Corrija el número con el botón Ajustar Stock de esa fila.

¿Qué diferencia hay entre Compra y Compra Asistida?

Compra Asistida solo calcula una propuesta según el PAX. Compra es la que compra de verdad y suma stock.

¿Puedo usar Ledyvas para un negocio que no es de turismo?

Sí. Apague el Modo Excursión en Configuración y Ledyvas funciona como un ERP genérico de compra, inventario y venta para cualquier comercio.

¿Cómo cambio el idioma?

Con los botones de banderas arriba de la pantalla. El cambio es inmediato, sin reiniciar.

La app pide conexión a internet

Ledyvas revalida la licencia cada tanto. Conéctese a internet y haga clic en Reintentar. Tiene varios días de margen sin conexión.

¿Cómo agrego un empleado con permisos limitados?

Configuración → Usuarios → cree el usuario con su rol. Después, desde el menú con su nombre (arriba a la derecha), "Cambiar de usuario".

¿Cómo borro los datos de prueba antes de empezar en serio?

Inicio → Borrado Maestro → elija la fecha desde la que borrar → escriba "BORRAR TODO".

Si algo no está cubierto acá

Escríbanos a info@ledyvas.com y le respondemos dentro de 48 horas laborables, o pregúntele al asistente de IA dentro de la app.