Software de gestão para restaurantes e catering: guia prático

O verdadeiro problema de um restaurante sem sistema

Um restaurante ou uma empresa de catering pode ter faturação alta e lucro baixo. O motivo é quase sempre o mesmo: o food cost —quanto custam os ingredientes de cada prato ou de cada evento— é estimado a olho. Compra a mais e vence; compra a menos e falta no pior momento; os ingredientes vão-se em quebras, doses mal medidas ou furto, e ninguém vê porque não há com que comparar. No fecho do mês o dono olha para o banco e não percebe porque não bate certo.

O que um bom software para restaurantes controla

• Compras a fornecedores: cada compra de ingredientes com o seu custo, que atualiza o stock.
• Receitas e ficha técnica: a lista de ingredientes de cada prato e o seu custo calculado.
• Produção: quando cozinha um lote (um molho, um pão, uma massa) desconta os ingredientes e soma o produto acabado.
• Stock de ingredientes: stock real de cada ingrediente, em tempo real.
• Vendas e caixa: o que sai pela sala, pelo evento de catering ou por entrega, e o movimento de caixa do turno.
• Fecho de dia: a contagem física contra a teórica, para ver a quebra real.
• Combustível e entregas, se faz entrega própria ou leva a comida aos eventos com viaturas.

Receitas e food cost: o coração do sistema

A chave de um software para restaurante é a receita. Introduz uma vez o que cada prato leva —200 g de carne, 50 g de queijo, um pão— e o sistema calcula o seu custo com os preços de compra atuais. Quando vende esse prato, desconta esses ingredientes do stock. Assim, sem contar à mão, sabe:

• Quanto lhe custa cada prato e que margem deixa.
• Que pratos o fazem ganhar e quais vende quase sem lucro.
• Quanto ingrediente deveria ter com base no que vendeu (o "teórico").
• O custo por pessoa de um menu de catering antes de enviar o orçamento.

O fecho de dia: onde aparece a quebra

No fim do turno faz uma contagem física rápida dos ingredientes críticos. O sistema já sabe quanto deveria ter (comprado menos vendido). A diferença entre a contagem real e a teórica é a sua quebra: partido, doses mal servidas, ofertas não registadas ou furto. Vê-la todos os dias, mesmo que só de três ou quatro ingredientes, muda a operação.

Vários estabelecimentos

Se tem mais do que um estabelecimento, uma franquia ou várias linhas (sala + catering), o sistema deve deixá-lo ver cada um em separado e também consolidado, sem somar folhas de cálculo à mão.

Como a Ledyvas faz

A Ledyvas para restaurantes e catering cobre compras, fornecedores, receitas, produção, stock de ingredientes, vendas, caixa, controlo de combustível e fecho diário, com utilizadores e permissões. Instala-se em Windows, funciona sem ligação permanente e paga-se uma única vez. Exporta para QuickBooks, Alegra, Zoho Books, Odoo e Xero.

Tem ainda um modo para operadores de excursões —onde a comida e a bebida se calculam por PAX do dia— que se pode ativar ou deixar desligado. Descarregue o teste grátis e experimente com a carta e os fornecedores reais do seu restaurante ou serviço de catering.