Software gestionale per ristoranti e catering: guida pratica

Il vero problema di un ristorante senza sistema

Un ristorante o un'azienda di catering può avere un fatturato alto e un utile basso. Il motivo è quasi sempre lo stesso: il food cost —quanto costano gli ingredienti di ogni piatto o di ogni evento— si stima a occhio. Compri troppo e scade; compri poco e manca nel momento peggiore; gli ingredienti se ne vanno in scarti, porzioni sbagliate o furti, e nessuno se ne accorge perché non c'è nulla con cui confrontare. A fine mese il titolare guarda la banca e non capisce perché non torna.

Cosa controlla un buon software per ristoranti

• Acquisti dai fornitori: ogni acquisto di ingredienti con il suo costo, che aggiorna il magazzino.
• Ricette e distinta base: l'elenco degli ingredienti di ogni piatto e il suo costo calcolato.
• Produzione: quando cucini un lotto (una salsa, un pane, un impasto) scala gli ingredienti e aggiunge il prodotto finito.
• Magazzino ingredienti: scorta reale di ogni ingrediente, in tempo reale.
• Vendite e cassa: ciò che esce dalla sala, dall'evento di catering o dal delivery, e il movimento di cassa del turno.
• Chiusura di giornata: il conteggio fisico contro il teorico, per vedere il calo reale.
• Carburante e consegne, se fai delivery proprio o porti il cibo agli eventi con dei mezzi.

Ricette e food cost: il cuore del sistema

La chiave di un software per ristoranti è la ricetta. Inserisci una volta cosa contiene ogni piatto —200 g di carne, 50 g di formaggio, un panino— e il sistema calcola il costo con i prezzi di acquisto attuali. Quando vendi quel piatto, scala quegli ingredienti dal magazzino. Così, senza contare a mano, sai:

• Quanto ti costa ogni piatto e che margine lascia.
• Quali piatti ti fanno guadagnare e quali vendi quasi senza utile.
• Quanti ingredienti dovresti avere in base a ciò che hai venduto (il "teorico").
• Il costo per coperto di un menù catering prima di mandare il preventivo.

La chiusura di giornata: dove appare il calo

A fine turno fai un conteggio fisico rapido degli ingredienti critici. Il sistema sa già quanto dovresti avere (acquistato meno venduto). La differenza tra il conteggio reale e il teorico è il tuo calo: rotture, porzioni sbagliate, omaggi non registrati o furti. Vederlo ogni giorno, anche solo per tre o quattro ingredienti, cambia l'operatività.

Più locali

Se hai più di un locale, un franchising o più linee (sala + catering), il sistema dovrebbe farti vedere ciascuno separatamente e anche consolidato, senza sommare fogli di calcolo a mano.

Come lo fa Ledyvas

Ledyvas per ristoranti e catering copre acquisti, fornitori, ricette, produzione, magazzino ingredienti, vendite, cassa, controllo del carburante e chiusura giornaliera, con utenti e permessi. Si installa su Windows, funziona senza connessione permanente e si paga una sola volta. Esporta in QuickBooks, Alegra, Zoho Books, Odoo e Xero.

Ha anche una modalità per tour operator —dove cibo e bevande si calcolano per PAX del giorno— che si può attivare o lasciare spenta. Scarica la prova gratuita e provala con il menù e i fornitori reali del tuo ristorante o servizio di catering.