Le vrai problème d'un restaurant sans système
Un restaurant ou un traiteur peut avoir un gros chiffre d'affaires et peu de bénéfice. La raison est presque toujours la même : le food cost —ce que coûtent les ingrédients de chaque plat ou de chaque événement— est estimé à l'œil. Vous achetez trop et cela périme ; vous achetez trop peu et il manque au pire moment ; les ingrédients partent en pertes, en portions mal calibrées ou en vol, et personne ne le voit car il n'y a rien à quoi comparer. En fin de mois, le gérant regarde la banque et ne comprend pas pourquoi ça ne tombe pas juste.
Ce que contrôle un bon logiciel pour restaurants
- Achats auprès des fournisseurs : chaque achat d'ingrédients avec son coût, qui met à jour le stock.
- Recettes et fiches techniques : la liste des ingrédients de chaque plat et son coût calculé.
- Production : quand vous cuisinez un lot (une sauce, du pain, une pâte), il déduit les ingrédients et ajoute le produit fini.
- Stock d'ingrédients : le stock réel de chaque ingrédient, en temps réel.
- Ventes et caisse : ce qui sort en salle, à l'événement traiteur ou en livraison, et le mouvement de caisse du service.
- Clôture de journée : le comptage physique contre le théorique, pour voir la perte réelle.
- Carburant et livraison, si vous faites votre propre livraison ou portez les plats aux événements en véhicule.
Recettes et food cost : le cœur du système
La clé d'un logiciel pour restaurant, c'est la recette. Vous saisissez une fois ce que contient chaque plat —200 g de viande, 50 g de fromage, un pain— et le système calcule son coût avec les prix d'achat actuels. Quand vous vendez ce plat, il déduit ces ingrédients du stock. Ainsi, sans compter à la main, vous savez :
- Combien vous coûte chaque plat et quelle marge il laisse.
- Quels plats vous font gagner et lesquels vous vendez presque sans bénéfice.
- Combien d'ingrédients vous devriez avoir d'après ce que vous avez vendu (le "théorique").
- Le coût par couvert d'un menu traiteur avant d'envoyer le devis.
La clôture de journée : là où la perte apparaît
En fin de service, vous faites un comptage physique rapide des ingrédients critiques. Le système sait déjà combien vous devriez avoir (acheté moins vendu). L'écart entre le comptage réel et le théorique est votre perte : casse, portions mal calibrées, offerts non enregistrés ou vol. Le voir tous les jours, ne serait-ce que sur trois ou quatre ingrédients, change l'exploitation.
Plusieurs établissements
Si vous avez plusieurs établissements, une franchise ou plusieurs activités (salle + traiteur), le système doit vous laisser voir chacun séparément et aussi consolidé, sans additionner des tableurs à la main.
Comment Ledyvas le fait
Ledyvas pour restaurants et traiteurs couvre les achats, les fournisseurs, les recettes, la production, le stock d'ingrédients, les ventes, la caisse, le contrôle du carburant et la clôture de journée, avec utilisateurs et permissions. Il s'installe sous Windows, fonctionne sans connexion permanente et se paie une seule fois. Il exporte vers QuickBooks, Alegra, Zoho Books, Odoo et Xero.
Il dispose aussi d'un mode pour organisateurs d'excursions —où la nourriture et les boissons se calculent par PAX du jour— que l'on peut activer ou laisser désactivé. Téléchargez l'essai gratuit et testez-le avec la carte et les fournisseurs réels de votre restaurant ou service traiteur.
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