Ledyvas + Zoho Books

Qué hace

Ledyvas es un ERP de escritorio para pequeñas empresas de hostelería, turismo y comercio. Tu equipo lleva la operación del día dentro de Ledyvas — compras, inventario, ventas, caja, combustible y flotas — y esta integración empuja los datos a Zoho Books a través de su API, en el modo que elijas:

• Modo Asientos: un asiento de partida doble, balanceado, por cada compra y venta, creado como borrador.
• Modo Documentos: crea la factura, el gasto o la factura de compra correspondiente, más los pagos de cliente y proveedor y las notas de crédito cuando el documento se cobra, se anula o se edita en Ledyvas.
• Opcionalmente crea los proveedores y clientes que falten en Zoho Books.
• Sin duplicados: cada documento se identifica por su referencia, en Ledyvas y contra Zoho, antes de crear nada. Re-sincronizar un período es siempre seguro.
• Si anulas o editas un documento en Ledyvas, el registro correspondiente en Zoho Books se borra o se rehace en la siguiente sincronización.

Qué versión necesitas

El conector de Zoho Books forma parte de Ledyvas Enterprise y de Ledyvas Ultimate. La pantalla "Sincronizar con Zoho Books" aparece en Acciones Rápidas en ambos builds. Ambas ediciones se contratan por suscripción, únicamente a través de un Distribuidor Oficial de Ledyvas o directamente en ledyvas.com; hay 14 días de prueba gratis con tus propios datos.

• Ledyvas Enterprise — modo Asientos y modo Documentos, sin líneas de impuesto. Para empresas fuera de República Dominicana o que no necesitan cumplimiento fiscal local. Probar Enterprise.
• Ledyvas Ultimate — todo lo de Enterprise más el ITBIS por documento, el NCF (Comprobante Fiscal) en cada compra y venta, y los reportes DGII 606 / 607 / 608 para República Dominicana. Probar Ultimate.

Cómo conectar

1. En Ledyvas, abre Acciones Rápidas → Sincronizar con Zoho Books.
2. Clic en Conectar con Zoho Books. Se abre el navegador con la pantalla de autorización de Zoho.
3. Aprueba el acceso. El navegador muestra "Conectado" y Ledyvas termina la configuración solo.
4. Si tu cuenta de Zoho tiene más de una organización, elige a cuál sincronizar.

Ledyvas nunca ve tu contraseña de Zoho y nunca guarda la clave secreta del OAuth (esa vive solo en el servidor de Ledyvas). Al desconectar desde dentro de Ledyvas se revoca el acceso en Zoho; también puede revocarlo desde su cuenta de Zoho en cualquier momento.

Cómo sincronizar

1. Elige el modo: Asientos o Documentos (en la configuración de la sincronización). Si eliges Documentos, indica la tasa de impuesto de compra y de venta que debe usar Zoho Books.
2. Elige un rango de fechas (Desde / Hasta).
3. Deja marcado "Crear también los proveedores y clientes que falten" si quieres que Ledyvas los cree en Zoho Books.
4. Opcional: abre Plan de cuentas y mapea cada categoría a una cuenta de Zoho (ver abajo).
5. Clic en Sincronizar ahora.

El panel de resultado muestra cuántos registros se crearon, cuántos se omitieron (ya estaban), cuántos se rehicieron o borraron y cuántos contactos se crearon. Las tres tarjetas de abajo — Transacciones del período / Ya sincronizadas / A sincronizar — se actualizan al cambiar el rango de fechas.

Plan de cuentas

Por defecto Ledyvas usa las cuentas de control estándar (Ventas, Costes de productos vendidos, Otros gastos, Fondos sin depositar) que ya existen en una organización nueva de Zoho Books, así que la primera sincronización funciona sin configurar nada.

Para mandar una categoría a una cuenta concreta, abre Plan de cuentas, elige la cuenta del desplegable de cada fila y clic en Guardar plan de cuentas. Cualquier nombre de cuenta que elijas tiene que existir ya en tu plan de cuentas de Zoho Books. Las cuentas por cobrar / por pagar no se ofrecen — Zoho exige un contacto por línea para esas, y Ledyvas modela cada compra y venta como ya liquidada contra Fondos sin depositar (que después puedes reclasificar a tu banco real).

Modo Documentos

En modo Documentos, en vez de un asiento genérico, Ledyvas crea en Zoho Books el registro que corresponde a cada operación:

• Venta a cliente → Factura (Invoice).
• Compra a proveedor → Factura de compra (Bill).
• Gasto → Gasto (Expense).
• Cobro o pago registrado en Ledyvas → pago de cliente / pago a proveedor aplicado al documento.
• Documento anulado que ya tenía un pago → nota de crédito.

Todo entra como borrador. Si un documento editado en Ledyvas ya tiene un pago registrado en Zoho Books, Ledyvas no lo toca y lo informa como aviso ("cambios no aplicados") para que el contador lo resuelva con una nota de crédito — nunca deja Zoho Books en un estado inconsistente.

República Dominicana — DGII 606 / 607 / 608 (Ledyvas Ultimate)

Con la localización fiscal de República Dominicana activada en Configuración → Régimen fiscal, Ledyvas Ultimate:

• Registra el NCF (Número de Comprobante Fiscal) en cada compra y venta, y lo envía a Zoho Books con el documento.
• Calcula y sincroniza el ITBIS por documento.
• Genera los archivos 606 (compras), 607 (ventas) y 608 (NCF anulados) en formato TXT y Excel, listos para presentar a la DGII, desde la pantalla Reportes DGII.

El módulo de República Dominicana es un ejemplo de localización fiscal nacional. Si necesitas la localización de otro país, escríbenos a info@ledyvas.com: la evaluamos caso por caso.

Sincronización automática cada noche

Marca Sincronizar automáticamente cada noche (últimos 120 días). Mientras Ledyvas esté abierto, corre la sincronización una vez al día por su cuenta, cubriendo los últimos 120 días. Debajo del checkbox se ve la última corrida automática y cuántos registros creó.

Si anulas o editas un documento

En la siguiente sincronización (manual o automática), Ledyvas compara cada documento ya sincronizado con su estado actual en Ledyvas:

• Anulado en Ledyvas → el asiento o documento correspondiente en Zoho Books se borra (o se le hace una nota de crédito si ya tenía un pago).
• Editado en Ledyvas (cambió la fecha, el total o el número de líneas) → se borra el registro viejo y se crea uno nuevo.

El panel de resultado lo informa como "rehechos" y "borrados".

Preguntas frecuentes

¿Funciona con QuickBooks, Xero, Odoo, Alegra?

Sí — mediante exportación de archivos ("Exportar a Contabilidad"). Zoho Books es el único con sincronización nativa por API.

Ya sincronicé este mes. ¿Es seguro volver a sincronizar?

Sí. Ledyvas chequea cada referencia de documento localmente y en Zoho antes de crear nada — sin duplicados.

¿Dónde se guardan mis tokens de Zoho?

En la base de datos local de Ledyvas, en tu computadora, cifrada en reposo. Ledyvas nunca guarda la clave secreta del OAuth; esa vive solo en el servidor de Ledyvas.

¿Qué se escribe en Zoho Books?

En modo Asientos: solo asientos manuales en borrador. En modo Documentos: facturas, facturas de compra, gastos, pagos y notas de crédito, también en borrador. En ambos casos, opcionalmente, los proveedores/clientes que falten. Ledyvas solo lee tu plan de cuentas, tus organizaciones y los documentos existentes (para el chequeo de duplicados).

¿Puedo desconectar?

Sí, cuando quieras. Al desconectar desde dentro de Ledyvas se revoca el token en Zoho (una llamada best-effort al endpoint token/revoke de Zoho) y se borra localmente; también puedes revocarlo desde tu cuenta de Zoho. Lo que ya se sincronizó queda en Zoho Books.

¿Qué permisos (scopes) OAuth pide?

La primera conexión pide estos scopes de Zoho Books, cada uno por un motivo concreto:

• ZohoBooks.settings.READ — leer el plan de cuentas y la lista de organizaciones (para el mapeo de cuentas y el selector de organización).
• ZohoBooks.contacts.ALL — crear los contactos de proveedor/cliente que falten.
• ZohoBooks.accountants.ALL — crear, leer y borrar los asientos manuales (modo Asientos y chequeo de duplicados).
• ZohoBooks.bills.ALL, ZohoBooks.invoices.ALL, ZohoBooks.expenses.ALL, ZohoBooks.creditnotes.ALL, ZohoBooks.customerpayments.ALL, ZohoBooks.vendorpayments.ALL — crear, leer y borrar los documentos correspondientes en modo Documentos, y registrar o revertir pagos y notas de crédito cuando el documento de origen se cobra, se anula o se edita en Ledyvas.

¿Sincroniza el impuesto (ITBIS / IVA)?

En modo Asientos, no — el contador lo aplica en Zoho Books. En Ledyvas Ultimate con la localización fiscal de República Dominicana activada, el ITBIS por documento y el NCF sí viajan a Zoho Books, y Ledyvas genera además los reportes DGII 606 / 607 / 608.

¿Es un complemento gratuito?

El conector de Zoho Books forma parte de Ledyvas Enterprise y Ledyvas Ultimate, que se contratan por suscripción a través de un Distribuidor Oficial de Ledyvas o en ledyvas.com. No se vende por separado en el marketplace.